Håndtering af personoplysninger
IDA indsamler og behandler personoplysninger som led i jobansøgnings- og ansættelsesprocessen. I denne privatlivspolitik for jobansøgere kan du læse mere om, hvordan IDA behandler ansøgeres personoplysninger.
Jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 13, skal vi give dig en række oplysninger:
• Kontaktoplysningerne på os som dataansvarlig og på vores databeskyttelsesrådgiver.
• Formålene med vores behandling af dine personoplysningerne, og retsgrundlaget for behandlingen.
• Hvem der ud over os får adgang til personoplysningerne.
• Hvor lang tid vi behandler dine personoplysninger.
• Dine rettigheder og dine muligheder for at klage.
Bliver du ansat i IDA, vil du få information om vores behandling af medarbejdernes personoplysninger (IDAs privatlivspolitik for medarbejdere).
Dataansvarlig
IDA Ingeniørforeningen i Danmark
Kalvebod Brygge 31-33
1780 København V
CVR-nummer 21465216
Du kan kontakte os på +45 33 18 48 48.
Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver via e-mail på dpo@ida.dk
Oplysninger om ansøgere (behandlingsformål og hjemmelsgrundlag)
Når du søger en stilling hos IDA, videregiver du selv dine personoplysninger til os, og vi kan derfor ikke på forhånd sige nøjagtigt hvilke personoplysninger, der vil blive behandlet i forbindelse med dit ansøgningsforløb. Vi henstiller til, at du ikke medsender personfølsomme oplysninger såsom CPR-nr., helbredsoplysninger eller lignende.
IDA bruger alene dine oplysninger i forbindelse med ansøgningsprocessen til vores vurdering og udvælgelsesprocesser.
Vores hjemmel til behandlingen er dit samtykke i overensstemmelse med Databeskyttelseslovens § 12, stk. 3, og du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke, hvorefter vores fremadrettede behandling af dine personoplysninger vil ophøre.
Ud over de oplysninger du selv giver os, kan vi behandle offentligt tilgængelige oplysninger om dig, fx fra sociale medier (jf. GDPR 6(1)(f)).
Kommer du i betragtning til en stilling, kan vi bede om dit udtrykkelige samtykke til flg.:
• Personligheds- og færdighedstests (visse stillinger) (jf. GDPR 9(2)(a))
• Straffeattest og oplysninger om strafbare forhold (særlige stillinger, hvor for eksempel lovgivningen kræver det). (jf. Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.)
Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for ansættelsen, fordi det er nødvendigt, for at vi kan indgå en ansættelseskontrakt med dig. Du er ikke forpligtet til at give disse personoplysninger til os, men konsekvenserne af ikke at give os personoplysningerne vil være, at du ikke kan opnå ansættelse.
Du skal være opmærksom på, at vi for visse stillinger har vurderet en personlighedstest nødvendig for at vurdere kandidater til stillingen, og at du derfor må forvente ikke at komme i betragtning til stillingen, såfremt du ikke ønsker at få udført en personlighedstest.
Eksterne leverandører
IDA anvender eksterne leverandører for at kunne levere bestemte funktioner i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Det gælder for eksempel leverandøren, der hoster vores ansøgningssystem, Easycruit. Easycruit er en cloudtjeneste udviklet af Visma. Visma-koncernen og deres underleverandører af it-tjenester kan således have adgang til personoplysninger om kandidater som en del af deres drift af tjenesten. Alle underleverandører er omfattet af databeskyttelsesaftaler for at sikre databeskyttelse i henhold til den standard, der følger af gældende databeskyttelseslovgivning (GDPR pr. 25. maj 2018), og underleverandører, der befinder sig uden for EU, er omfattet af overførselsmekanismer godkendt af EU-Kommissionen. Du kan læse mere herom på https://www.visma.com/trust-centre/transparency/ ved at indtaste EasyCruit i søgefeltet.)
Når der er tale om databehandling, har IDA indgået databehandleraftaler med leverandørerne.
Alle vores leverandører er baseret i EU/EØS.
Sletning
Som udgangspunkt sletter vi dine personoplysninger senest 12 måneder efter, ansættelsesprocessen er afsluttet. Hvis lovgivningen forpligter os til at gemme oplysningerne længere tid, eller hvis formålet med at gemme oplysningerne er fastlæggelse af et retskrav, kan perioden være længere, dette vil vi oplyse dig om, såfremt det bliver relevant.
Vi kan behandle dine oplysninger i længere perioder end beskrevet ovenfor i anonymiseret form, dvs. at oplysningerne ikke vil kunne henføres til dig.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Har vi indhentet dit samtykke i forbindelse med en rekruttering, kan du trække dit samtykke tilbage. Vælger du at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Trækker du dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, vil du have afgivet dette inden behandlingen. Vi gør altid opmærksom på, når du skal afgive et samtykke.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det vil dog betyde, at din ansøgning ikke kommer i betragtning til det ansøgte job.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Henvendelser og klager
Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, eller har du i øvrigt spørgsmål til IDAs privatlivspolitik for ansøgere, er du velkommen til at henvende dig til IDAs HR eller IDAs Databeskyttelsesrådgiver på dpo@ida.dk.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
